Das Pareto-Prinzip

Oder: Wie Du Deinen Kram auf die Reihe bekommst

Wir leben in einer Welt in der alles zu jeder Zeit möglich ist und wir so viele Wahlmöglichkeiten haben, wie nie zuvor. Das ist auf der einen Seite Segen, auf der anderen Fluch, denn von dem überreichlichen Angebot können wir nie und nimmer alles nutzen. Wir müssen uns entscheiden und das macht manchmal Schwierigkeiten. Ähnlich verhält es sich mit all den Dingen, die wir tun müssten.

Wie können wir das in den Griff bekommen? Hier kommt ein alter Italiener ins Spiel: Vilfredo Frederico Pareto, der zugleich ein gerissener wie umstrittener Ökonom und Soziologe war. Nach ihm ist das Pareto-Prinzip, oder die 80/ 20-Regel benannt.

Die 80/ 20-Regel

Was besagt das Pareto-Gesetz nun ganz genau? Paretos ursprüngliche Betrachtung bezog sich auf die Einkommensverteilung in der Bevölkerung. Er zeigte auf, dass sich 80 Prozent des Einkommens im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung befindet. Stellte dann jedoch fest, dass diese Verteilung fast eine Allgemeingültigkeit besitzt und auf diverse Bereiche angewendet werden kann: 80 Prozent der Erbsenernte geht auf 20 Prozent der Pflanzen zurück, Du trägst 80 Prozent der Zeit 20 Prozent der Kleidung aus Deinem Kleiderschrank, oder nutzt 80 Prozent der Zeit 20 Prozent des gesamten Geschirrs, Du whats appst 80 Prozent der Zeit mit 20 Prozent der Kontakte aus Deinem Telefonbuch, 80 Prozent der Unternehmensgewinne werden mit 20 Prozent der Produkte eines Unternehmens erwirtschaftet, 80 Prozent des Ergebnisses resultieren aus 20 Prozent des Aufwandes,… Dies könnte ich unendlich fortführen.

Allgemein ausgedrückt sorgen 20% des Inputs für 80% des Outputs.

Was bedeutet das für Dich?

Vielleicht kannst Du die Tragweite des Gesetzes noch nicht vollkommen greifen. So ging es mir zumindest, als ich im Rahmen einer Fortbildung zum Zeitmanagement vor zig Jahren zum ersten Mal davon hörte. Aber diese Erkenntnis ist magisch und sie kann Dir dazu verhelfen, enorme Freiheit zurückzugewinnen. Dazu gehört zugegebener Maßen etwas Mut, aber der Zugewinn lohnt den Einsatz.

Das magische darin liegt in der Anwendung dieser Regel auf nahezu alle Themenbereiche und bildet die Grundlage für eine gründliche Selbstanalyse, um Deine persönlichen Optimierungsfelder zu entdecken. Beispielfragen könnten lauten: Welche 20% verursachen 80% Deiner Probleme? Oder welche 20% würden zu 80% Deiner Zielerreichung beitragen?

Auf diese Weise kannst Du in zwei Richtungen denken: wo kannst Du Belastungen reduzieren und wie kannst Du mehr Zufriedenheit erreichen.

Wie kannst Du das Pareto-Prinzip konkret anwenden?

Eine Lebensweisheit lautet: Wenn Du weiterhin die gleiche Dinge tust, die Du bisher getan hast, wirst Du auch die gleichen Ergebnisse erzielen, wie bisher. Das heißt nichts anderes, als dass Du etwas anders tun musst, um eine Veränderung zu erhalten.

Ein Weg zur Veränderung ist, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Dazu hat Steven R. Covey eine schöne Metapher, der sagt: „Wer wirklich etwas erreichen will, muss die großen Kieselsteine zuerst in seinen Eimer legen.“. Vielleicht erinnerst du Dich noch an das Physik-Experiment, bei dem der Lehrer ein Glas mit großen Steinen gefüllt hat und dann fragte, ob das Glas nun voll sei. Die größte Freude gab es, wenn die Schüler gelangweilt „ja“ antworteten. Da widersprach er nämlich, füllte Kieselsteine nach und demonstrierte so, dass das Glas noch nicht voll war. Anschließend fragte er wieder, füllte Sand ein und in der letzten Runde Wasser. So gehen wir vielfach mit unserer Zeitplanung vor. Wir quetschen in jede erdenkliche Lücke noch eine Aufgabe oder Verabredung. Das Ergebnis ist häufig eine zunehmende Unzufriedenheit, weil wir von Termin zu Termin eilen, die Alltagsanforderungen irgendwie jonglieren und selbst die schönen Dinge, die wir unternehmen, gar nicht genießen können.

Und hier kommt nun Herr Pareto und die großen Kiesel zum Zuge: Wenn wir uns nämlich zuerst auf das konzentrieren, was wirklich bedeutsam ist, egal ob im Privaten oder im Job, erzielen wir Ergebnisse.

Im Job kann das konkret bedeuten, dass Du Dir für den jeweiligen Tag die drei wichtigsten Dinge notierst, die Du an diesem Tag erledigen musst. Darauf legst Du dann Deinen Fokus. Dass kann so aussehen, dass Du mit der ersten Aufgabe gleich zu Beginn Deines Arbeitstages beginnst und zwar mit voller Konzentration. Du öffnest nicht Deine E-Mails, stellst Dein Telefon um und Dein Smartphone aus stumm. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, widmest Du Dich vielleicht ein paar kleinen Kieseln, wie Dein E-Mail-Postfach zu prüfen, Telefonate zu erledigen, Gespräche zu führen oder allgemeinen Papierkram abzuarbeiten. Im zweiten Vormittagshoch nimmst Du Dir die zweitwichtigste Tagesaufgabe vor und zwar ebenfalls unter Ausschluss von Störungen. Möglicher Weise ist dann vorm Mittag noch Zeit für weitere kleine Kiesel oder auch etwas Sand. Nach dem Mittag, im Suppenkomma bieten sich ebenfalls Sand oder sogar etwas Wasser an, um wieder in Gang zu kommen. Am frühen Nachmittag steht dann die Tagesaufgabe Nummer 3 an.

So kannst Du dann den Tag anschließend zufrieden abschließen. Idealer Weise überlegst Du Dir vorm Feierabend die drei Top-Aufgaben für den kommenden Tag. Dieses Vorgehen wird Deine Produktivität unglaublich steigern. Denn so stellst Du sicher, dass Du die wichtigsten 20% erledigt hast, die Dir 80% Erfolg bzw. Zielerreichung bringen. Selbstverständlich funktioniert dies nicht 1:1 bei jedem anderen Job. Allgemein kann man zusammenfassend sagen, dass es darum geht, sich die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit vorzunehmen.

Gleiches gilt für Dein Privatleben. Hier geht es um die Frage, was Dir am meisten Freude, Energie, Kraft, Wohlbefinden etc. gibt. Sicher hast Du diverse Ideen. Such Dir die Dinge raus, die den größten Effekt haben und konzentriere Dich auf diese. Wenn Du dann noch Zeit und Muße hast, geh den Rest an. Aber nicht vergessen: wir brauchen in regelmäßigen Abständen auch immer mal wieder komplette Ruhephasen, um zu regenerieren und den Geist zu beruhigen.

Die Herausforderung beim Pareto-Prinzip ist, den Mut aufzubringen, Dinge nicht zu tun. Wenn wir dies jedoch in unserem Reizbestimmten Alltag nicht mehr und mehr lernen, werden wir bald gar nichts mehr schaffen, weil wir uns permanent ableken lassen und ständig neues entdecken.